Mühasibat uçоtu sənədlərinin rəsmiyyətə başlanandan оnların müəyyən оlunmuş qaydalar üzrə fоrmaya salınması və sonra da fоrmalaşdırdıqdan sоnra saxlanmağa (arxivə) verilməsi sənəd dövriyyəsi adlanır. Müəssisədə sənəd dövriyyəsinin düzgün və operativ təşkili, müəssisədə uçotun və idarəetmənin səmərəli aparılmasına səbəb olur.

İlkin sənədlər təsərrüfat əməliyyatlarının baş verdiyi an hazırlanmalıdır, bu mümkün olmadıqda isə, təsərrüfat əməliyyatları birbaşa bitdikdən sonra.

Misal üçün, kassa mədaxil və məxaric orderləri kassa mədaxil və ya məxaric əməliyyatı baş verən kimi tərtib edilməlidir. Malları, işləri və xidmətləri NKA istifadəsi ilə təqdim edən müəssisələr istisnadır. Kassa mədaxil orderi günün sonunda NKA alınan çıxarışın əsasında tərtib edilir.

Qarışıq əməliyyatları əks etdirən mühasibat uçotu registrlərinin hazırlanma müddətləri qanunvericilik və ya müəssisənin uçot siyasətindən asılıdır.

Misal üçün, ezamiyyə xərcləri və ya təsərrüfat xərcləri üçün kassadan pul alımış işçi, ezamiyyət dövrü bitəndən və ya işə çıxandan sonra 3 iş günü ərzində avans hesabatı təqdim etməlidir. Qeyd etmək lazımdır ki, avansa verilən pulların hansı tarixə kimi verildiyini və ezamiyyətin son tarixini müəssisə rəhbəri təsdiq edir.

Mühasibat uçоtu əməliyyatlarının sənədlərlə vaxtında və düzgün rəsmiyyətə salınmasını təmin etmək üçün qabaqcadan sənədlərin müəyyən qaydada hərəkətini müəyyən etmək lazımdır.

Əməliyyatların aparılması üzrə sənədlər dövriyyəsi aşağıdakı mərhələlərə ayrılır:

• sənədlərin qəbulu, bölüşdürülməsi və icraçıya çatdırılması;
• sənədlərin qeydiyyatı;
• daxil olan və xaric sənədlərin işlənməsi və hazırlanması;
• sənədlərin icrasna nəzarət;
• çıxan sənədlərin yola salınması;
• gələcəkdə istifadə etmək üçün sənədlərin hazırlanması.

Müəssisələrdə sənədlər dövriyyəsinin təşkili aşağıdakı tələblərə cavab verməlidir:

• sənədlərin hərəkəti operativ aparılmalı, nizamlanmalı və optimal şəkildə həyata keçirilməlidir;
• işin zərurətindən irəli gəlməyən instansiyalar və əməliyyatlar sənədlərin hərəkətindən kənarlaşdırılmalıdır;
• sənədlərin hərəkəti qaydasında və işlənməsi prosesində maksimum eynilik təmin olunmalıdır.

Beləliklə, qanunvericilikdə qoyulan məhdudiyyətlərə baxmayaraq, ilkin sənədlərin yaradılması və mühasibatlığa verilməsi qaydaları hər bir müəssisə tərəfindən müstəqil hazırlanır. Buna görə, müəssisədə ilkin səndələrin tərtib edilməsi və hərəkəti qaydalarını nizama gətirmək üçün sənəd dövriyyəsi qrafiki tərtib etmək vacibdir.

Yazı sonuncu dəfə 2018-09-24 tarixində yenilənib.