İlkin sənədlər, uçot registrləri, mühasibat hesabatları mütləq müəyyən edilmiş qaydaya və müddətə müvafiq olaraq saxlanılmalıdır.

Sənədlərlə işləyən dövrdə onların qorunub saxlanılmasının təmin edilməsinə və vaxtında arxivə verilməsinə məsuliyyəti baş mühasib daşıyır.

Bundan başqa, AR Vergi Məcəlləsinin 16.1.7 maddəsinə əsasən qanunvericiliklə müəyyən edilmiş müddətdə mühasibat uçotu sənədlərinin və vergilərin hesablanması və ödənilməsi üçün zəruri olan digər sənədlərin, habelə alınan gəliri (hüquqi şəxslər üçün çəkilən xərcləri də) və ödənilən (tutulan) vergiləri təsdiq edən sənədlərin saxlanılmasını təmin etmək vergi ödəyicisinin vəzifələrindən biridir.

Saxlama qaydası

Müəyyən mühasibat uçotu registrlərinə (misal üçün, kassa, bank sənədləri) aid olan işlənilmiş ilkin uçot sənədləri ümumi qaydada xronoloji ardıcıllıqla qovluqlara tikilir.

Təcrübədə hər bir mühasib özü qərar verir sənədləri nə cür saxlasın. Bu müəssisənin ölçüsündən, fəaliyyət növündən və müəssisədə mühasibat uçotunun təşkilindən asılıdır.

Misal üçün, müəssisəyə göndərilən hesab-fakturaları, elektron qaimə-fakturaları və qaimə-fakturaları mühasiblər adətən ödəniş sənədlərinə tikirlər. Və ya təhtəlhesab şəxslərə təsərrüfat xərclərinin ödənilməsi üçün pulun verlməsi ilə bağlı tələbnamələri (ərizələri) avans hesabatlarına tikirlər.

Bir sözlə, ilkin uçot sənədlərinin saxlanılması üsullarından mühasib ona rahat olanı seçə bilər. Əsas odur ki, lazımi sənədi vaxtında tapa biləsən.

İlkin sənədlər, uçot registrləri və maliyyə hesabatları arxivə təhvil verilənə qədər mühasibatlıqda xüsusi yerlərdə və ya baş mühasib tərəfindən məsul edilmiş şəxslərin cavabdehliyi altında bağlı rəflərdə mühafizə olunur. Mühasibat sənədləri mühasibat uçotu subyektlərinin mühasibat arxivində müəyyən olunmuş müddət ərzində mühafizə olunur. Mühafizə müddəti bitdikdən sonra mühasibat sənədləri müəyyən olunmuş qaydada müvafiq dövlət arxivinə təhvil verilir. Sənədlərin arxivə təhvil verilməsini və ya qanunvericiliyin tələblərinə uyğun olaraq ləğv edilməsini təsdiq edən aktlar mühasibatlıqda daimi mühafizə edilməlidir.

Onu da qeyd etmək lazımdır ki, ciddi hesabat blankları qanunvericilikdə nəzərdə tutulmuş qaydada mühasibat uçotu subyektinin anbarlarında və ya bu məqsəd üçün ayrılmış xüsusi yerlərdə (dəmir şkafda, seyfdə və ya qapalı otaqda) illər üzrə xüsusi qovluqda saxlanılır.

Ciddi hesabat blankları müəyyən olunmuş qaydada təşkilatların və fərdi sahibkarların anbarlarında və ya bu məqsəd üçün ayrılmış xüsusi yerlərdə saxlanılır. Bu ciddi hesabat blankları təşkilatın rəhbərinin, habelə fərdi sahibkarın icazəsi ilə anbardan və ya bu məqsəd üçün ayrılmış xüsusi yerlərdən təhtəlhesab şəxslərə (icraçılara) qaimə-faktura əsasında verilir. Ciddi hesabat blanklarının uçotu təşkilatlar və fərdi sahibkarlar tərəfindən "Ciddi hesabat blankları" adlı balansarxası hesabda, mədaxil və məxaric üzrə hərəkətinin qeydiyyatı isə "Əmlakın (qiymətlilərin) uçot kartı ( forma № 1Q)" üzrə aparılır.

İşlənmiş sənədlərin saxlanma yeri barədə müəssisələr müstəqil qərar verirlər. Sənədlər:

• müəssisədə saxlanıla bilər;
• arxivə verilə bilər (dövlət və ya özəl arxivlərə)

Saxlama müddəti

İlkin uçot sənədlərinin saxlama müddəti barədə AR Vergi Məcəlləsinin 71.4 maddəsinə deyilibdir:

Mühasibat uçotu sənədləri, o cümlədən elektron və (və ya) kağız formatda məlumatlar tam oxunaqlı şəkildə 5 ildən az olmamaqla qanunla müəyyən edilmiş müddətdə saxlanmalıdır.

Bundan başqa, unutmaq lazım deyil ki AR Vergi Məcəlləsi ilə yanaşı ilkin uçot sənədlərinin saxlanma müddəti arxivləşdirmə qanunvericiliyi ilə də tənzimlənir.

Sənədlərin saxlanılması müddəti AR Milli Arxiv İdarəsi tərəfindən müəyyən edilir. Belə ki, AR Milli Arxiv İdarəsi Kollegiyasının 12 aprel 2016-cı il tarixli 3/1 nömrəli qərarı "Dövlət orqanlarının, idarə, müəssisə və təşkilatların fəaliyyəti nəticəsində yaranan sənədlərin saxlanma müddətləri göstərilməklə nümunəvi Siyahısının (bundan sonra – Siyahı) tətbiq olunmasına dair göstəriş"-də təsdiq edilmişdir.

Siyahı eyni tipli sənədlərin saxlanma müddətlərinin müəyyənləşdirilməsi, onların saxlanması və məhv edilməsində əsas normativ sənəd kimi idarələrin ümumi istifadəsi üçün nəzərdə tutulmuşdur.

Həmin sənədə əsasən mühasibat uçotu sənədlərinin saxlanılması müddətləri 5 il, kadr uçotu sənədlərinin saxlama müddətləri isə 75 il müəyyən edilmişdir.

Sənədlərin saxlanma müddəti onların kargüzarlıqda başa çatdığı ildən sonrakı il yanvarın 1-dən hesablanır.

Aşağıdakı cədvlədə Milli Arxiv İdarəsi Kolleqoyasının təsdiq etdiyi Siyahıda mühasibatlığa və kadr uçotuna aid bəzi sənədlərin saxlama müddətləri ilə tanış olmaq olar:

Sənədlərin məhv edilməsi

Sənədlərin saxlanma müddətlərini müəyyən etmək, yaxud məhv etmək üçün ayırmaq işini həyata keçirmək məqsədilə idarələrdə daimi fəaliyyət göstərən ekspert komissiyaları yaradılır. Onların tərkibinə idarənin rəhbər işçilərindən birinin sədrliyi ilə əsas struktur bölmələrin ixtisaslı mütəxəssisləri, həmçinin müvafiq dövlət arxivlərinin nümayəndələri daxil edilir.

Ekspert komissiyaları öz işində "Milli arxiv fondu haqqında" AR Qanununu, həmin Qanunun tətbiqini təmin etmək məqsədilə AR Nazirlər Kabinetinin 2000-ci il 6 mart tarixli 32 nömrəli qərarı ilə təsdiq edilmiş normativ-hüquqi aktları, AR Prezidentinin 2003-cü il 27 sentyabr tarixli 935 nömrəli Fərmanı ilə təsdiq edilmiş "Dövlət orqanlarında, dövlət mülkiyyətində olan və paylarının (səhmlərinin) nəzarət zərfi dövlətə məxsus olan hüquqi şəxslərdə və büdcə təşkilatlarında kargüzarlığın aparılmasına dair Təlimatı", AR Milli Arxiv İdarəsinin normativ hüquqi sənədlərini rəhbər tuturlar. Ekspert komissiyaları arxiv və kargüzarlıq xidmətilə yanaşı, sənədlərin saxlamaq və məhv etmək üçün seçilməsi qaydalarını müəyyən edir, onların dəyərinin ekspertizasını təşkil edir və ona nəzarəti həyata keçirir. Bu işdə dövlət arxivlərinə verilməli olan sənədlərə xüsusi diqqət yetirilir.

Sənədlərin daimi mühafizə və məhv etmək üçün seçilməsi Azərbaycan Respublikasının müvafiq sahə üzrə qanunvericilikdə müəyən olunmuş qaydalara uyğun aparılır. Siyahıda saxlanma müddəti "daimi" göstərilmiş sənədlər "Milli arxiv fondu haqqında" AR Qanununda müəyyən edilmiş müddətlərdən sonra müvafiq dövlət arxivlərinə təhvil verilməlidir.Daimi saxlanma müddətli sənədlərin dövlət mühafizəsinə qanunla müəyyən olunmuş müddətdə təhvil verilməsinə idarə məsuliyyət daşıyır.

Əməli əhəmiyyətini itirmiş sənədlərin məhv etmək üçün ayrılması barədə akt müvafiq dövlət arxivinin ekspert yoxlama komissiyası ilə razılaşdırıldıqdan sonra idarənin rəhbəri tərəfindən təsdiq edilir. Arxiv təşkilatı daimi saxlanan sənədlərin siyahılarını təsdiq edərkən «EYK» qeydi olan, eləcə də Siyahıda saxlanma müddəti göstərilməyən sənədlərin məhv edilməsi barədə qərar çıxarmadığı halda, həmin dövr üzrə qalan sənədlərin məhv edilməsi yuxarı arxiv orqanı ilə razılaşdırılmalıdır.

Arxiv təşkilatı sənədlərin daimi saxlamaq üçün seçilməsinin düzgünlüyünü yoxlayır və lazım gəldikdə, məhv etmək , yaxud müvəqqəti saxlamaq üçün ayrılmış sənədləri daimi saxlama müddətli sənədlərin siyahısına daxil etməyi tələb etmək hüququna malikdir.

Məhv edilmək üçün ayrılmış və akta daxil edilmiş sənədlər təkrar xammal emalı müəssisələrinə təhvil verilir və yaxud bərpası mümkün olmayan qayda da məhv edilir. Bu sənədlərdən təsərrüfat tələbatları üçün istifadə edilməsinə icazə verilmir. Sənədlərin məhv edilmək üçün təkrar xammal emalı müəssisələrinə təhvil verilməsi təhvil-qəbul qəbzi ilə, məhv edildikdə isə aktla rəsmiləşdirilir.

Daimi saxlanma müddətli sənədlərin siyahıları dövlət arxiv təşkilatı tərəfindən təsdiq edilməyincə həmin siyahıların əhatə etdiyi dövr üzrə əməli əhəmiyyətini itirmiş sənədlərin məhv edilməsi qadağandır.

Siyahının düzgün tətbiq edilməsinin üzərində nəzarəti Azərbaycan Respublikasının Milli Arxiv İdarəsi və onun tabeliyində olan dövlət arxiv təşkilatları həyata keçirirlər.

Yazı sonuncu dəfə 2020-01-05 tarixində yenilənib.